今年も、残すところあと2ヶ月になりました。
そろそろ忘年会の季節ですね。
忘年会の幹事さんになった方は、
お店の手配をしたり、出席者のスケジュールを把握し、
忘年会の日にちを決めたり、案内文を作って回したり、
出欠を把握したりとやることがたくさんあり大変です。
そんな幹事さんが忘年会の案内をするのに、
回す案内文はどう作ればいいのでしようか。
忘年会の幹事て、
勉強のために新人がやることが多いですよね。
そんなとき、できる新人と上司に思わせるような
そんな案内文をつくちゃいましょう。
案内文の書き方
社内用と社外用で見ていきましよう。
社内用の案内文
まずは、社内例です。
http://www.naru-web.com/bounenkai-info-template.html/2引用
左上に回覧と書き部署で、
回して読んでもらえるように作ります。
2枚作り、1枚は回覧用、
もう一枚は部署の掲示用に作ると親切ですね。
誰を対象とした忘年会なのかを伝えるために、
回覧の下に○○○○課員（部員）各位と書きます。
その一段下に、いつこの案内文ができたのかを知らせるために、
回覧させ始める日にちを書きます
忘年会の幹事が分かるように幹事の名前を書きましょう。
内線を書いておくと親切ですね。
やっと本題の題名「忘年会のご案内」と紙の中央部に書きます。
その後、社外用の案内文ではなく、
内々の社内用の案内文なので
あまり難くないあいさつ文を軽く入れます。
ただ、上司も読むのであまり砕けすぎたあいさつ文はやめましょう。
相手の方のい立場も考えて
「ご多忙中とは存じますがぜひご参加ください」
と一言添えましょう。
出欠の連絡の期日は、
みんなが分かりやすいように○月○日までと
少し大きい字で書くと親切です。
部署によっては年配の方もいるので
期日などは大きくわかりやすく書きましょう。
その下に、中央寄せで記と書き、1行ごとに、
日時 ○月○日 午後○時～
会費 ○○○円
場所 忘年会をやるお店の名前や住所 電話番号を載せましょう
地図を載せたり、近くの目印を載せるのも親切ですね。
日時や会費、場所は、みんなにわかりやすいように大きくはっきりと書きましょう。
これが社内用の忘年会の案内文の書き方ですです。
社外用の案内文
また、取引先の方々と忘年会をやる場合もありますよね。
そんな時には、以下の案内文は、いかがでしょうか。
左上に社内用の時と同じように
まず誰宛なのかを書きましょう。
取引先の会社名を書き○○部御中や○○様へなど、
相手の方に敬意を払う書き方をしましょう。
次の案内文の右上に案内文を渡す日付、
自分の会社名、部署を書き、
会社の電話番号を書きましょう。
電話番号はなのかあった時に
すぐに連絡できるように必ず書きましょう。
「忘年会のご案内」と用紙の中央に書きます。
その下に、社内用とは違い、
きちんとしたビジネス文書として挨拶文を書きましょう。
拝啓から始まり、時節の挨拶文を入れます。
忘年会シーズンの時節の挨拶としては、
師走の候や歳末の候と入れその後、
（貴社の皆様／貴社）におかれましては益々（ご健勝／ご清栄）
のこととお慶び申し上げます。と書きます
日頃の感謝を伝え、弊社では、
日頃のご尽力をたまわっております皆さまをお招きし
忘年会を開催いたしたく存じます。
と書き、忘年会をやりたい旨を伝えます。
そして、
「つきましては、（貴社の皆様に/○○様）は何かと
ご多用のところ恐縮ではありますが、
（是非ともご（出席/臨席）いただけますようお願い申し上げます 。」
と、相手の都合をうかがう文章を入れます
「（準備の都合がございますので/誠に恐れ入りますが）、
ご参加いただけます皆様をΟ月Ο日（Ο）迄に、
担当○○まで（000-000-0000）ご連絡いただきましたたら幸いです。」
という風に、出欠の連絡の期日や連絡先をはっきり書きましょう。
先ぼどもいった通り大きくはっきりと書きます。
その下は、社内文書と同じように、
用紙の真ん中に「記」と書き、
日時、場所、会費などを書いていきます。
このような手順で書くと、
忘年会の案内文も難しく書けるのではないでしょうか。
しっかりした案内文を書いて、
上司の好印象を与えましょう
